Automatización de Almacenes | Qué son y como puedes implementarlo fácilmente


Automatización de Almacenes | Qué son y como puedes implementarlo fácilmente

¿Qué es la automatización de almacenes?

En pocas palabras, la automatización del almacén permite que una operación logre mejores resultados con un esfuerzo significativamente menor mediante el uso de una o más tecnologías.

Las mejores soluciones de automatización de almacenes proporcionan un retorno de la inversión en meses, no en años.

División de la automatización de almacenes

La automatización de almacenes se divide en dos partes: automatización digital y automatización física.

La automatización digital

Automatiza los procesos manuales, como la recopilación de datos de inventario. Los datos se capturan automáticamente con software especializado. 

La automatización de almacenes digitales también se conoce como software de automatización de almacenes, automatización de procesos, automatización de procesos digitales o automatización de sistemas.

Las soluciones de software de automatización de almacenes, como los códigos de barras móviles, son de bajo costo y beneficiosas para cualquier operación de manejo de inventario. 

Los códigos de barras móviles se ejecutan en un software de códigos de barras y escáneres de códigos de barras inalámbricos para ingresar y rastrear datos, que luego se comunican a través de un repositorio centralizado en tiempo real, donde la información se almacena para su futura recuperación o control. 

Estudios internacionales recientes nos muestran que el 59% del personal de la tecnología de la información, operaciones en los segmentos de mercado de fabricación, venta minorista, transporte y mayoristas ya expandió o planean aplicar la automatización de procesos entre 2017 y 2022.

La automatización física

Este tipo de automatización incluye varias formas de automatización mecanizada, se refiere al uso de robots y sistemas robóticos en el almacén. 

Más costosa de implementar, la automatización física suena razonable para operaciones de centros de distribución y almacenes de gran volumen. 

Los ejemplos de automatización física incluyen la tecnología de bienes a persona (es decir los artículos que van hacia la persona y no viceversa), vehículos guiados automatizados sin conductor y robots móviles autónomos, como los fabricados por Fetch Robotics.

Ambos tipos de automatización permiten mejoras en los procedimientos del almacén a niveles que no son posibles solo por la fuerza o el movimiento humano. 

Se "automatizan" al hacerse cargo de tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo o difíciles, lo que libera al personal de su almacén para que se concentre en actividades más significativas donde se requiere la intervención humana.

Los almacenes modernos suelen utilizar la automatización de procesos tanto digital como física. 

Si bien la automatización es poderosa, no todos los tipos de automatización tienen el mismo impacto o son necesariamente la respuesta correcta a necesidades específicas.

 Por ejemplo, si tenemos una operación de una sola instalación, probablemente no deberías invertir en un sistema de almacenamiento automatizado como los que usa Amazon, ya que sería muy costoso pagar $10 millones de USD para eso. 

Sin embargo, los principios de automatización más básicos pueden proporcionar un retorno de la inversión en 12 a 16 meses. Es por eso que invertir en el tipo correcto de automatización para tu organización puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de dicha implementación.

Si necesitás una solución de alto valor y gran impacto y tienes el presupuesto para hacerlo realidad, entonces la introducción de equipos logísticos de automatización física o mecánica sofisticada en los flujos de trabajo de tu almacén pueden ser la elección correcta.

 Sin embargo, debido a los requisitos de los almacenes o las instalaciones, la automatización física también puede ser difícil de implementar. Pero otras soluciones de códigos de barras móviles se pueden adoptar en las operaciones de almacén de prácticamente cualquier tamaño, tipo, ubicación o industria.

¿Por qué deberías automatizar tu almacén?

El almacén ocupa un papel fundamental en la cadena de suministro. Como componente central de la gestión logística, un almacén no es solo una operación de back-end que almacena bienes, materiales o activos, es un eslabón crítico fundamental para el éxito de la cadena de suministro a la que está conectado.

 Los problemas o retrasos en la operación del almacén pueden fluir hacia abajo para afectar la facturación, el flujo de caja y la satisfacción del cliente.

Dado que los procesos ineficientes pueden tener consecuencias posteriores, eso significa que lo contrario también es cierto. Mediante la automatización, las ganancias de eficiencia creadas en el almacén se pueden transmitir, impulsando mejoras en el resto de la organización y cadena de suministro.

A lo largo de las décadas, la gestión de almacenes se ha convertido en una ciencia compleja. La tecnología de automatización aprovecha esta base de conocimientos para posicionar el almacén para mejorar el rendimiento, catalizar una respuesta más rápida en los ciclos de proceso de la cadena de suministro y respaldar el crecimiento de la empresa.

Algunas de las áreas en las que la automatización del almacén puede mejorar las operaciones incluyen:

  • Reducir los gastos operativos, los gastos generales y los costos innecesarios por errores.
  • Proteger los activos, la marca y la reputación de la empresa con clientes y socios.
  • Incrementar la eficiencia y productividad de los recursos humanos
  • Minimizar los procesos manuales y el manejo de unidades de mantenimiento de existencias (SKU)
  • Maximización del flujo, la distribución y la utilización del espacio del almacén.
  • Coordinar el uso de equipos de manipulación de materiales (MHE), como lectores de códigos de barras y computadoras móviles.

Las empresas que introducen tecnologías de automatización en su almacén a menudo experimentan varios de los siguientes beneficios:

Costos más bajos

La automatización ayuda a reducir los gastos generales, lo que genera ahorros de costos asociados con la mano de obra, el equipo y el mantenimiento, al tiempo que aumenta el rendimiento. También reduce el gasto en consumo de energía, espacio de almacenamiento e incidentes de seguridad.

Productividad y retención de la fuerza laboral

La automatización puede aumentar la productividad de cada trabajador sin aumentar su plantilla, lo que a su vez aumenta el rendimiento de cada turno. Al hacer que el trabajo de su equipo de almacén sea más fácil y seguro, crea un lugar más atractivo para trabajar, un factor importante en el mercado actual.

Inventario más “saludable” 

La automatización de procesos, como la recopilación de datos y las transacciones de inventario, pueden ayudar a reducir la pérdida de inventario, al tiempo que avanza hacia una precisión casi perfecta en el corto plazo. Este nivel de control de inventario también significa menos errores de envío. 

Prácticas sostenibles "verdes"

La automatización reduce la cantidad de energía necesaria para hacer funcionar sus instalaciones, reduciendo los costos, los residuos y el uso de la tierra, y minimizando el impacto de sus instalaciones en el medio ambiente. Estos beneficios se vuelven especialmente impactantes para las instalaciones o almacenes refrigerados o con temperatura controlada que manejan desechos peligrosos.

Ahora que hemos hablado sobre el "qué" y el "por qué" de la automatización del almacén, profundicemos en el "cuándo" y el "cómo".

¿Cuándo introducir la automatización?

A estas alturas, es posible que se esté preguntando: "Esto suena muy bien, pero ¿cuándo llevo la automatización a mi almacén?"

Esencialmente, la automatización del almacén es necesaria cuando la carga de manejar los procesos del almacén manualmente (con papel, hojas de cálculo, conocimiento tribal, etc.) ha superado las necesidades de la organización. Cuando esto sucede, se pueden tornar comunes estos inconvenientes:

  • Los procesos actuales son demasiado laboriosos y requieren mucho tiempo.
  • Inconvenientes por recibir los pedidos a tiempo
  • El cumplimiento del pedido es inexacto
  • Los inventarios muestran datos erróneos y no permiten planificar.
  • Los clientes no están contentos sin importar lo que hagas para remediarlo.

Si alguno de estos inconvenientes les suena familiar puede que sea el momento de automatizar nuestro almacén.

La buena noticia es que miles de gerentes de almacenes y profesional de las tecnologías de la información (TI) han resuelto estos mismos problemas mediante la implementación de soluciones de automatización de almacenes. 

¿Cómo empezar el proceso de automatización tu almacén?

La automatización del almacén es un proceso progresivo.  Para correr antes que hay que aprender a caminar, y antes de caminar hay que aprender a gatear y a pararse. 

Antes de saltar a los sistemas AS / RS (Sistemas de almacenamiento y recuperación) y los robots autónomos, se deben comenzar con los conceptos básicos y luego desarrollarlos.

Comencemos con los primeros pasos de este viaje de automatización de almacenes:

1. Comienzá con la recopilación de datos

La primera área de su almacén que debe automatizarse debe ser el proceso de recopilación de datos.

Tradicionalmente, los datos se recopilan a través de notas escritas a mano en papel o mediante la introducción de datos introducidos manualmente.

Luego, estos datos se almacenan digitalmente en una hoja de cálculo o en una base de datos, o físicamente en una carpeta o ubicación conveniente en el almacén, o no se almacenan en absoluto. A partir de 2016, casi el 60% de los almacenes todavía utilizan procesos físicos en su flujo de trabajo de control de inventario.

Sin embargo, donde comienza la precisión en la recopilación de datos es en la recepción.

Cuando un envío de producto llega a la recepción, tu empleado, llamémosle Gustavo, inspecciona cada caja o artículo en el palets, anota o escribe los SKU y las cantidades, antes de almacenarlo en los contenedores. 

Cada vez que Gustavo ingresa manualmente un número de SKU, cantidad o cualquier otro tipo de información: existe la posibilidad de un error humano, como una transposición de dos números.

Ese error luego se agrava cuando los datos capturados de manera imperfecta para ese material se almacenan, transfieren, seleccionan, empaquetan y luego envían.

En este escenario, el cliente podría terminar con el producto equivocado porque el SKU transpuesto representa un artículo diferente, desencadenando el costoso proceso de devolución. 

Si el cliente está particularmente insatisfecho, es posible que comparta esa opinión con otros, afectando la reputación de su empresa (o de la empresa asociada) de brindar un servicio al cliente deficiente.

Ahora, supongamos que Gustavo procesa 4.000 unidades de un producto por día. Incluso con una precisión del 99,5%, este margen de error muy pequeño da como resultado 20 transacciones imperfectas por día de trabajo. 

Después de un año (250 días laborables), esa brecha del 0,5% genera 5.000 entradas de inventario incorrectas. No necesariamente la culpa es de Gustavo, solo una consecuencia natural de realizar tareas repetitivas a mano.

Supongamos que Gustavo trabaja en un equipo receptor con otras dos personas de producción. Ahora esas 20 malas transacciones se disparan a 15.000 por año.

Multipliquemos estos 15,000 en tres ubicaciones y ahora su empresa está almacenando 45,000 artículos identificados incorrectamente en stock anualmente, los cuales están en peligro de perderse, venderse por duplicado u obsoletos porque ese inventario no se puede ubicar después debido a datos incorrectos. 

No hace falta decir que una inexactitud del 0,5% puede tener un gran impacto en su operación. 

Al automatizar el proceso de recopilación de datos, eliminamos esa oportunidad de error humano, reduciendo así la posibilidad de que el producto sea recibido, almacenado, transferido, recogido, empaquetado o enviado al cliente de manera incorrecta.

La automatización de la recopilación de datos implica la implementación de un sistema en el que la información de los envíos entrantes se captura mediante un escáner de código de barras y se comunica a través del software a los depósitos de datos centrales, como una base de datos o un sistema ERP (Sistema de Planificación de Recursos empresariales).

Los datos capturados se vuelven más limpios y significativamente más precisos.

2. Control de tu inventario

Los datos de inventario son tan buenos como la calidad de los datos que recopila. Entonces, ahora que te has asegurado de que tus datos se recopilarán con la máxima calidad y precisión a través de la automatización, es hora de utilizar esos datos en el control de inventario.

La automatización del control de inventario generalmente toma la forma de un sistema de gestión de inventario (IMS). Esta plataforma de software brinda la capacidad de obtener una visibilidad total de su inventario a medida que fluye a través de tu almacén. 

El software de gestión de inventario esencialmente permite que los datos del producto capturados en la recepción se actualicen en tiempo real a medida que se realizan las transacciones de inventario. 

Por ejemplo, nuestro Recepcionista Gustavo escanea los productos en recepción, llenando automáticamente el IMS con datos. Luego, le entrega el palet a María, quien escanea el contenedor donde se almacenará el stock.

Ahora el sistema sabe dónde encontrar el inventario y cuánto hay disponible en esos contenedores en particular. 

Posteriormente, el inventario se puede transferir a un nuevo contenedor con otro conjunto de escaneos.

Cuando llega el momento de extraer ese inventario para un pedido, un Picker, Martín tiene un recuento exacto de ese stock. 

Martín recoge los artículos y la cantidad y actualiza el IMS con su escáner de mano. Nuevamente, estas transacciones actualizan el sistema en tiempo real.

La empaquetadora Juana tiene el producto correcto en la cantidad correcta, que luego se envía al cliente.

El gerente del Almacén puede ver que los artículos recién retirados han provocado una baja en el stock de ese producto y no tiene que adivinar porque, eso hace que no corra ningún tipo de riesgo por desabastecimiento. 

El software IMS ofrece numerosos beneficios adicionales para el trabajo diario en el almacén:

  • Precisión de inventario mayor.
  • Almacenamiento mínimo, reduciendo los costos generales.
  • Visibilidad del inventario para mantener niveles óptimos de stock.
  • Recolección, embalaje, envío y cumplimiento más rápidos.
  • Recuentos de ciclos automatizados que toman horas, no semanas.
  • Trazabilidad de piezas o alimentos (por ejemplo) para cumplir con las regulaciones gubernamentales.
  • Emitir inventario, piezas o materiales fácilmente

El software de inventario también se puede ampliar o personalizar para obtener funciones adicionales:

  • Capturar o rastrear datos de otros miembros de la cadena de suministro, como los números de artículo comercial global (GTIN) y el país de origen (COO).
  • Colocar cantidades exactas al proveedor para que sus equipos sepan las cantidades exactas de los artículos que pueden esperar.

El software de control de inventario debe combinarse con un proceso de recopilación de datos automatizado; de lo contrario, sus niveles de inventario se volverán inexactos y crearán los mismos problemas que antes. 

Por ejemplo, el recolector Martín puede ir al contenedor solo para descubrir que los artículos "disponibles" que necesitaba ya se habían enviado en un pedido anterior. 

En el estante adyacente, se da cuenta de un contenedor lleno de microchips polvorientos que desde entonces se han vuelto obsoletos y sin valor. Cuando revisa el IMS, descubre que el contenedor ni siquiera figura en el sistema. En ambos casos, se pierde dinero debido a datos incorrectos o faltantes.

3. Implementar un sistema de gestión de almacenes (WMS)

¿Qué es WMS? Un sistema de gestión de almacén, o WMS, es una plataforma de software que se hace cargo y automatiza la logística interna del almacén para tomar decisiones inteligentes en tiempo real que dirigen los movimientos de sus trabajadores a través del almacén con la máxima eficiencia.

Las soluciones WMS pueden "proporcionar la mejor solución para reducir el costo asociado con la distribución y al mismo tiempo mejorar el servicio".

Al igual que el software de gestión de inventario, un WMS ayudan a controlar y realizar un seguimiento del movimiento de materiales en el almacén o centro de distribución, pero con mucha más funcionalidad y flexibilidad operativa. 

A diferencia de las aplicaciones de control de inventario, el verdadero software WMS proporciona un mayor nivel de control y utilización de recursos para el movimiento y almacenamiento de productos dentro y alrededor de su almacén e instalaciones de CC.

Los primeros WMS fueron aplicaciones informáticas que proporcionaban funciones sencillas de almacenamiento y ubicación. 

Estos programas han evolucionado significativamente hacia aplicaciones independientes o como una extensión del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que se comunica con su base de datos y otras tecnologías de almacén, como dispositivos móviles y robótica.

El WMS moderno ha evolucionado a partir de la comprensión de que los empleados del almacén dedican una gran parte de su tiempo a caminar.

El recolector o picker Martín puede pasar el 60% o más de su tiempo laboral tratando de localizar elementos, y esa es solo una tarea.

Su equipo logístico automatizado de almacén también utiliza el tiempo en desplazamientos hacia ubicaciones durante la recepción, almacenamiento, reabastecimiento y mientras carga camiones y cumple con los pedidos.

Esto sumado a tareas de mantenimiento diario, como tratar de encontrar espacio para los productos entrantes, cambiar el stock y limpiar o reorganizar. 

El software de gestión de almacenes agiliza estas tareas que consumen mucho tiempo al dirigir procesos como la recolección, el almacenamiento y el reabastecimiento a lo largo de rutas optimizadas que eliminan los movimientos innecesarios y minimizan el tiempo que lleva realizar cada acción.

Las soluciones WMS tienen el potencial de proporcionar importantes ganancias en eficiencia, productividad y reducción de costos.

En conclusión las ventajas de los almacenes automatizados

El almacenamiento y la distribución enfrentan presiones sin precedentes debido al COVID-19, la mercantilización, la escasez de mano de obra y las crecientes expectativas de los clientes.

La automatización del almacén es una forma eficaz de aumentar la eficiencia, reducir costos y escalar las operaciones.

La automatización del almacén físico es costosa. El software de automatización de almacenes digitales es de bajo costo, bajo riesgo y con un retorno de la inversión más inmediato.

En lugar de inversiones millonarias, comienza con los conceptos básicos de la automatización digital: recopilación de datos, control de inventario y WMS lite.

Busque una solución de automatización de almacén todo en uno que se adapte a su modelo de negocio.

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