Cómo resolver y gestionar estratégicamente el exceso de stock en nuestro negocio


Tienes el stock inmovilizado? Como resolverlo?

Guardar algo por mucho tiempo en el pasado era visto como una buena práctica, sinónimo de una persona que prevé y planifica el futuro en pos del bien de su negocio.

Pero cuando hay un exceso de inventario que parece imposible de vender, probablemente no estemos tan de acuerdo.

Una de las tareas más importantes y desafiantes de una pequeña empresa es administrar el inventario de manera efectiva.

La gestión de inventario es un delicado acto en donde se debe mantener el equilibrio todo el tiempo. Trabajo de malabarista. 

El equilibrio del éxito consiste en contar con suficiente inventario para cumplir con todos los pedidos pero no una cantidad que nos lleve al punto de no poder venderlo todo. Suena complicado.

¿Cómo afecta el exceso de inventario?

La gestión adecuada del inventario es una clave para el éxito de las pequeñas empresas. Las empresas con poco inventario y alta rotación superan a aquellas con un inventario grande y baja rotación.

Los costos de mantener exceso de inventario pueden ser realmente considerables llegando a costar a las empresas millones cada año.

Por otro lado, las técnicas de pronóstico de inventario basadas en el Data Science pueden ahorrarnos entre un 10% y un 20% en los costos del inventario cada año operando con un modelo hecho a medida.

Cuando repentinamente las empresas se encuentran con un excedente y las posibilidades de venderlo disminuyen comienzan las preocupaciones.

Es por eso que hemos elaborado una guía para ayudar a solucionar el exceso de inventario para que garantizar que no se convierta en una problema financiero para el negocio.

¿Qué es el stock inmovilizado o exceso de inventario? 

Primero definamos qué es realmente el exceso de inventario. El inventario se refiere a los bienes y materiales que posee una empresa y que debe vender a sus clientes. Si dicho inventario no se vende rápidamente se deprecia y pierde valor.

El exceso de inventario es la lista de productos que se encuentra al final de su ciclo de vida en la cadena de comercialización que no ha logrado venderse.

¿Cuánto tiempo tiene que pasar para que se considere stock inmovilizado?

En el caso de consumo masivo, un producto pasaría a considerarse "en exceso" pasado los tres meses. Pero esto puede variar dependiendo del rubro, hay otros negocios donde la inmovilización de stock puede considerarse hasta incluso pasando un año de almacenamiento.

Generalmente el problema del exceso de inventario ocurre cuando la cantidad de producto que se tiene excede la demanda.

En ese caso, la empresa se queda con una gran cantidad de algo por lo que ya pagó y que nadie quiere comprar. Y también tiene que pagar para mantenerlo en algún lugar, lo que impide reemplazar el exceso de inventario con inventario nuevo y tal vez más solicitado. 

Causas de sobre stock o exceso de inventario ¿Por qué se produce?

Es posible que tengas un exceso de inventario por varias razones, algunas pueden estar dentro de tu control y otras pueden verse más complejas de controlar. Es por eso que es bueno conocer las razones más comunes:

  • No pronosticar la demanda y las ventas esperadas: sobrestimar la demanda del mercado de un determinado producto puede traernos stock acumulado.
  • Reaccionar de forma exagerada a los cambios de demanda: se producen modas y tendencias que pueden dar lugar a un aumento repentino en los pedidos. Sin embargo, reaccionar de forma exagerada a estos cambios de demanda duplicando o triplicando su orden de fabricación puede generar un gran problema cuando esta "ola" pasa.
  • Reducción de la calidad para satisfacer la demanda: si aceleramos el proceso de producción para satisfacer el aumento de la demanda, es posible que que los productos sufran una modificación en cuanto a su calidad. Como resultado, es posible que vea más pedidos cancelados o devueltos.

¿Qué es peor que el exceso de inventario? Exceso de inventario que es de muy baja calidad para revender en cualquier lugar.

  • Giros comerciales bruscos: Girar un negocio hacia la venta de un producto de maneras más agresiva puede resultar en un exceso de inventario de otro producto. Eso está bien, siempre que exista un plan para vender ese exceso de inventario.
  • Sistema de gestión de inventario deficiente: realizar transacciones, comprar y pedir productos, procesar ventas son parte de un sistema de gestión de inventario.

La mala coordinación entre los equipo de ventas, compras y operaciones puede provocar errores. Cuando se tiene un sistema de seguimiento deficiente existen más chances que haya un pedido en exceso de un producto.

También podemos terminar con capital inmovilizado o exceso de stock por una serie de razones que no se pueden controlar:

  • Fluctuaciones económicas: cuando el mercado cae, debido a crisis del capitalismo o la pandemia del coronavirus, por ejemplo, las necesidades y las demandas de las personas pueden cambiar abruptamente.

Los ingresos disponibles se agotan y, a menos de que nuestros productos sean esenciales o de primera necesidad es muy probable que no podamos vender tanto inventario como necesitamos.

  • Cambios climáticos: esto puede ser una razón un poco extrema, pero es justamente cuando esto ocurre que las personas se abastecen de productos claves y limitan sus gastos que no sean de primera necesidad. El clima o la pandemia del coronavirus, por ejemplo, por lo menos al principio y en algunos países, generaron una demanda extrema lo cual nos puede llevar al desabastecimiento en un período que puede prolongarse en el tiempo.